Fotobox auf der Firmenfeier: 7 Dinge, die ihr vorher klären solltet

1. Wo soll die Fotobox eigentlich stehen?

Die erstbeste freie Wand ist nicht automatisch die beste Fotoecke.

Ideal ist ein Platz, an dem eure Gäste regelmäßig vorbeikommen, ohne dass sich vor der Fotobox gleich der Weg zum Buffet, zur Bar oder zur Toilette staut. Direkt neben der Tanzfläche kann funktionieren – mitten im Hauptlaufweg eher weniger.

Auch der Hintergrund spielt eine Rolle. Eine schöne Wand darf gern Teil der Bilder werden. Garderobe, gestapelte Stühle und Feuerlöscher haben dagegen erstaunliches Talent, auf jedem Foto besonders deutlich sichtbar zu sein.

Unser Tipp: Schickt vorab ein Foto der vorgesehenen Ecke. Meist lässt sich darauf schon ziemlich gut erkennen, ob der Platz funktioniert.



2. Wie viel Platz braucht eine gute Fotoecke?

Die Fotobox selbst benötigt weniger Raum als die Menschen davor.

Das wird bei der Planung gern vergessen.

Zwei Kolleginnen passen fast überall hin. Bei acht Leuten aus derselben Abteilung sieht das schon anders aus – besonders dann, wenn noch Hüte, Schilder und jemand mit ausgestrecktem Arm dazukommen.

Plant deshalb nicht nur die Stellfläche der Technik ein, sondern auch genügend Abstand vor der Kamera und etwas Platz seitlich für wartende Gäste.

Wenn ein Hintergrundsystem genutzt wird, braucht die Fotoecke entsprechend etwas mehr Breite und Tiefe.

Lieber einen halben Meter mehr einplanen als später feststellen, dass das Gruppenfoto nur funktioniert, wenn drei Leute hinter dem Vorhang stehen.

3. Wann sollte aufgebaut werden?

Am angenehmsten ist der Aufbau bevor die Veranstaltung richtig beginnt.

Dann können Kamera, Licht und gegebenenfalls Drucker in Ruhe eingerichtet und getestet werden, ohne dass gleichzeitig Cateringwagen, Gäste und die erste Begrüßungsrunde durch denselben Eingang müssen.

Hilfreich sind vorher drei Informationen:

• Ab wann ist die Location zugänglich?
• Wer ist vor Ort unser Ansprechpartner?
• Gibt es Besonderheiten bei Zufahrt, Parkplatz oder Zugang zum Veranstaltungsraum?

Das klingt unspektakulär. Genau so soll es sein.

Je besser diese drei Punkte vorher geklärt sind, desto weniger spannend wird der Aufbau – und beim Aufbau ist „unspektakulär“ ein ziemlich gutes Qualitätsmerkmal.

4. Braucht jedes Firmenevent einen Sofortdruck?

Nein.

Und genau deshalb lohnt es sich vorher zu überlegen, was mit den Bildern passieren soll.

Bei kleineren internen Veranstaltungen kann eine digitale Galerie völlig ausreichen. Bei einem Firmenjubiläum, Sommerfest oder einer größeren Weihnachtsfeier sind Ausdrucke dagegen oft ein schöner Teil des Abends.

Das Bild landet dann nicht nur irgendwo auf einem Smartphone, sondern wird direkt herumgereicht, auf den Schreibtisch gestellt oder am nächsten Morgen noch einmal im Büro gezeigt.

Besonders bei Veranstaltungen mit vielen unterschiedlichen Gästen hat der Sofortdruck außerdem einen kleinen Vorteil: Das fertige Bild sorgt sofort wieder für Gesprächsstoff.

Wie viele Ausdrucke tatsächlich entstehen, hängt dabei weniger von der Gästezahl ab als davon, wie oft eure Gäste zur Fotobox zurückkommen.

5. Wie viel Branding ist auf einem Foto noch schön?

Logo drauf – fertig?

Kann man machen. Muss man aber nicht.

Eine gute Fotovorlage darf eindeutig zu eurem Unternehmen gehören, ohne dass jedes Bild wie die Rückseite einer Werbebroschüre aussieht.

Oft reichen:

• Unternehmensfarben,
• ein dezentes Logo,
• der Name der Veranstaltung,
• ein Jubiläum oder Datum.

Bei einem Firmenjubiläum darf die Zahl natürlich etwas mehr Bühne bekommen. Bei einem lockeren Sommerfest reicht häufig ein deutlich zurückhaltenderes Design.

Die wichtigste Frage lautet nicht: „Wie viel Logo bekommen wir noch aufs Bild?“

Sondern: „Würden unsere Gäste diesen Ausdruck gern mitnehmen?“

Wenn die Antwort Ja lautet, ist meistens genug Branding drauf.

6. QR-Code: praktisch, aber nicht automatisch notwendig

Ein QR-Code-Download kann praktisch sein, wenn Gäste ihr gerade aufgenommenes Bild direkt auf dem Smartphone speichern möchten.

Er ist aber kein Muss für jede Veranstaltung.

Bei Events mit gutem WLAN oder stabiler Internetverbindung funktioniert der direkte Download besonders komfortabel. In Locations mit schwachem Netz sollte man dagegen nicht die komplette Fotoaktion davon abhängig machen.

Deshalb ist der QR-Code bei uns eine optionale Ergänzung.

Unabhängig davon können die entstandenen Bilder nach der Veranstaltung gesammelt in einer privaten Onlinegalerie bereitgestellt werden.

Für die Planung bedeutet das ganz einfach: Erst prüfen, ob der direkte Smartphone-Download für eure Veranstaltung überhaupt einen Mehrwert bringt – und dann entscheiden.



7. Wer kümmert sich während der Veranstaltung um die Fotobox?

Im besten Fall: niemand dauerhaft.

Eine Fotobox sollte so vorbereitet sein, dass eure Gäste sie selbstständig bedienen können.

Wichtiger als eine Person, die den ganzen Abend danebensteht, ist deshalb ein sauberer Aufbau vor Beginn:

Kamera testen, Licht ausrichten, Drucker prüfen, Papier einlegen und einmal kontrollieren, ob die Bedienung verständlich funktioniert.

Danach sollen eure Gäste die Fotobox nutzen können, ohne jedes Mal jemanden aus dem Organisationsteam zu holen.

Denn auf einer Firmenfeier gibt es wahrscheinlich genug Aufgaben.

„Fotobox-Beauftragter“ muss keine davon sein.

Die fünf Minuten Planung lohnen sich

Eine gute Fotoecke fällt während der Veranstaltung kaum auf – bis sich die ersten Gruppen davor sammeln.

Genau dafür lohnt sich die kurze Abstimmung vorher.

Standort, Platz, Aufbauzeit, Ausdrucke, Gestaltung, Internet und Bedienung müssen keine großen Planungspunkte werden. Sie sollten nur einmal geklärt sein.

Dann kann die Fotobox am Abend genau das tun, wofür sie da ist:

Bilder sammeln, während sich der Rest der Veranstaltung ganz von allein entwickelt.

Eure Firmenfeier steht schon?

Wenn Termin und Location bereits feststehen und ihr wissen möchtet, welche Variante zu eurer Veranstaltung passt, findet ihr Leistungen, Pakete und Ablauf auf unserer Seite:

→ Fotobox für Firmenfeiern